Ja, wij willen!
12 t/m 24 november 2018
4e studio | Coach Lara Hoogland | Opdrachtgever NS
De opdrachtgever in 4e studio is NS met als contact persoon Casper Mintjes. Hij is naar AIS gekomen met de vraag of wij een oplossing kunnen bieden voor het volgende vraagstuk.
NS regelt het treinverkeer in heel Nederland. Om dit goed te kunnen regelen is er klantenservice en beveiliging nodig op en rondom de stations en treinrails. Dit is een
24-uurs taak en daarom worden deze groepen samen, vanuit het oude NS gebouw, verhuisd naar een nieuw kleiner gebouw alleen voor de afdelingen die 24/7 doorwerken. De reden hiervoor was dat ze nu het andere gebouw niet kunnen afsluiten ‘s avond. Verder wordt er binnenkort ook een nieuw systeem geïntroduceerd. Door de verhuizing zijn er wat problemen onderling en komen de 3 afdelingen onder 1 gezag te werken.
De vraag vanuit de NS is als volgt gedefinieerd:
“Hoe kan de overgang naar het andere pand en op het nieuw systeem goed verlopen”
Met deze vraag zijn we als groep verder gegaan.
Empathize & Set the Problem
Als groepje hebben we deze vraag anders geformuleerd. Het grootste probleem wat snel zichtbaar werd was de onderlinge communicatie. Ook het voorgaande tevredenheidsonderzoek was matig ingevuld door de werknemers. NS wil graag haar werknemers tevreden houden en zoekt hier een goede manier voor.
Zo zijn we op ons concept gekomen van de Familie SOC.
Het idee is dat er meer een familie gevoel moet komen onder de werknemers. Als er betere communicatie is tussen het personeel en leiding gevende gaat de tevredenheid van de werknemers ook omhoog. Het doel is dat door dit concept de werknemers elkaar beter leren kennen en zo met meer motivatie en plezier hun werk doen.
\
Ideate
In de ideation fase hebben we gebrainstormd rondom ideeën voor het vraagstuk. Het ging in het begin best moeizaam. Dit omdat we deze vraag niet theoretisch wilden invliegen. We probeerden hierin niet naar theoretische oplossingen te kijken maar ons vooral te focussen op innovatie, nieuwheid en vooral verandering brengen in een fysieke manier.
Als eerst is er gebrainstormd op de het idee om de werknemers meer te laten bonden. Daaruit zijn de volgende ideeën gekomen. Vanuit de gedachte een gezamenlijke plek te creëren waar men meet communiceert en het stress niveau te verlagen en de familiecultuur te implementeren kwamen we op het idee een muur neer te zetten in het kantoor.
 |  |  |  |
|---|
"De muur" zou worden geplaatst in de werkruimtes waarin de 3 verschillende disciplines werken. Omdat er binnen de afdeling 3 verschillende schifts zijn is het vrijwel onmogelijk dat je alle medewerkers kent en er tegelijk mee samen werkt. In onze ogen vonden wij dit een probleem puntje. Om de bonding hoog te houden en ze met zn alle één laten voelen is de muur toegepast. Hier is de naam Familie SOC tot stand gekomen.
Om te bepalen wat er op de muur zou komen is er gewerkt
aan de hand van een moodboard. Uit de moodboarden van
iedereen is er 1 moodboard samengevoegd. Hieruit bleek
dat iedereen het idee van spellen leuk vond. Het moodboard
vertrgenwoordigd de spellen die er eventueel voor het
concept gebruikt zouden kunnen worden. Dit echt ook
individueel als in teams zouden kunnen worden gespeeld.
Als groepje hebben we deze vraag anders geformuleerd.
Het grootste probleem wat snel zichtbaar werd was de
onderlinge communicatie. Ook het voorgaande tevredenheidsonderzoek
was matig ingevuld door de werknemers. NS wil graag haar
werknemers tevreden houden en zoekt hier een goede manier voor.
Zo zijn we op ons concept gekomen van de Familie SOC.
Het idee is dat er meer een familie gevoel moet komen onder de werknemers. Als er betere communicatie is tussen het personeel en leiding gevende gaat de tevredenheid van de werknemers ook omhoog. Het doel is dat door dit concept de werknemers elkaar beter leren kennen en zo met meer motivatie en plezier hun werk doen.
Dit idee wilden we uitvoeren door de muur echt te plaatsen. In het eerste feedback moment met de opdrachtgever is dit idee voorgegeld, met als vraag of er ruimte voor was. Er bleek wel ruimte te zijn, echter niet in de werkruimte zelf niet. Wel kregen we de kantine toegewezen waarbij we een pilaar en een stuk muur boven de aanrecht tot onze beschikking kregen.
Met deze feedback zijn we het concept gaan uitwerken.
Het concept bestaat uit twee delen die hierna worden toegelicht.
Spellen
Het familie gevoel wordt gecreëerd doormidden van verschillende
spelletjes en een huiselijker gevoel. Deze spelletjes worden uitgevoerd
door drie teams: de ochtend ploeg, de middag ploeg en de nachtploeg.
Deze teams worden op de eerste maandag van twee weken gemaakt
(alle medewerkers die niet aanwezig zijn op maandag, worden
willekeurig bij de groepen ingedeeld).
Hierdoor verschillen de teams iedere twee weken omdat niemand
vaste diensten heeft. De spellen worden gerealiseerd op de paal
die in het midden van de koffie hoek staat. Op drie zijdes van de
paal komen verschillende spellen, voor ieder team een. Op de
vierde zijde komt een klok te hangen die afteld tot er gewisseld
wordt van spel. Verder staat er nog de score op van ieder team
en nog een paar spellen die je één tegen één kan spelen.
Zodat er op deze manier ook nog een makkelijk een connectie en ontspanning krijgen.
Keuken muur
Het huiselijk gevoel wordt gecreëerd boven het aanrecht. De muur wordt een zwarte of donkere kleur. Hier overheen komt dan een doorzichtige plaat waardoor je een whiteboard krijgt, waar je gemakkelijk op geschreven kan worden. Boven aan de muur komen puzzelstukjes met de naam van iedere werknemer die bij de familie SOC hoort. Er komt ook een kalender te hangen waar alle verjaardagen en bijzondere gebeurtenissen op kunnen worden gehangen, hierdoor weten de werknemers wat er onderling speelt en raken ze meer vertrouwd met elkaars leven.
Als laatste komen er twee brievenbussen te hangen één is er voor verbeteringen die ze hebben, de andere is voor het antwoord op het raadsel dat boven het aanrecht wordt geschreven. Het raadsel zal om een bepaalde tijd worden vervangen. Het idee hierachter is dat er op deze manier een gespreksonderwerp ontstaat en je meer te weten krijgt over je collega’s.
Prototype
In de prototyping fase is er eerst gekeken naar de invulling van de puzzelmuur. Er zijn eerst ontwerpen gemaakt voor de paal. Er zijn uiteindelijk drie spellen gekozen die op de paal komen te staan. Dit zijn een doolhof, scrabble, een puzzle en het scorebord. Deze zijn hieronder weer gegeven in schetsen. Omdat er hier nog ook de focus lag op de muur i/.p.v de paal zijn hierin de ontwerpen wat schetsmatig weergegeven.
Prototyping Spellenpaal
Nadat de opbouw en de invulling duidelijk was zijn de onderstaande 1e prototypes gemaakt die vervolgens zijn uitgewerkt
Nadat deze ontwerpen zijn voorgelegd aan de opdrachtgever en aan de coach zijn we opnieuw gaan prototypen en zijn met deze 2e en final prototypes gekomen voor de spellenpaal.
Prototyping Muur
Samen met Lieke heb ik mijzelf vooral gericht op de spellenpaal. Terwijl Lieke en ik vooral de focus hadden op de spellenpaal zijn Ilse, Imme en Marianne bezig geweest met het prototypen van de muur boven de wasbak. Hierin was het vooral duidelijk dat dit de informatieve muur moest worden. Hierin dus informele informatie en het voorzien van leuke informatie voor de werknemers. Het doel hierin is het binden van de werknemers op een dieper niveau, de ander beter leren kennen en de sfeer verhogen.
We zijn met zn 4e schetsen gaan maken hoe ieder voor zich de muur voor zich zag. Dit zag er als volgt uit
Nadat er een eerste opzet is geweest voor de muur is deze verder vormgegeven in Illustrator met het volgende ontwerp van dien. Deze is verder uitgewerkt en tastbaar gemaakt voor de presentatie. Echter hebben we hier geen foto van.
Test & Finish
Om dit concept optimaal neer te kunnen zetten is er voor de opdrachtgever een eindbestand gemaakt met daarin de uitleg van het concept. Deze kun je hieronder openen. Omdat we weinig interactie hadden met de opdrachtgever en Lara hierin vaak afwezig had konden wij weinig feedback uit hun halen. We hebben vaak met Bart gespart. Echter is dit concept niet echt getest bij de doelgroep. Dit omdat zij allemaal een druk werkschema hebben en hierdoor niet in de gelegenheid waren om dit intern voor te leggen.
Voor de eindpresentatie is de volgende infographic gemaakt. Hierin wordt duidelijk waaruit het concept ontstaan is en wat het voor de SOC betekend om die concept in te zetten.
